시간관리매트릭스 업무에 적용하는 방법

업무를 하다보면 왜 나만 이렇게 바쁠까? 시간이 너무 부족하다. 다른 사람은 어떻게 이 많은 업무들을 수행할까? 하는 생각 안드셨나요? 모두에게 주어진 시간은 똑같습니다. 하지만 그 시간은 어떻게 관리하느냐에 따라 업무효율이 천지차이가 날 수 있습니다. 시간관리 툴인 시간관리 매트릭스를 활용한다면 시간을 보다 효율적, 효과적으로 활용할 수 있습니다.

 

우리가 일할 수 있는 시간은 정해져 있습니다. 대부분의 회사가 직원에게 넉넉한 시간을 주지 않죠. 항상 본인의 능력보다 더 많은 일이 주어집니다.

그래서 저는 우선순위를 정해서 업무를 처리합니다. 우선순위는 급하면서 중요한일 → 급하지만 중요하지 않은 일 → 중요하지만 급하지 않은 일 → 급하지도 중요하지도 않은 일 (거의 하지 않음) 순으로 하죠.

시간관리매트릭스

시간관리 매트릭스

Ⅰ. 급하면서 중요한 일

급하면서 중요한 일은 무조건 바로 수행합니다. 어떤 업무가 급하면서 중요한 일인지 파악하는 것이 어렵긴 합니다. 만약 이 일을 하지 않으면 심각한 결과가 초래될거 같다? 이런 일이 급하면서 중요한 일입니다.

이게 중요하고 급한 일이라는 확신이 들면 집중해서 이 일에만 시간투자를 해야 합니다. 누군가 방해를 하면 핑계를 대서라도 거절하고 집중해서 끝내야 합니다.

Ⅱ. 중요하지만 급하지 않은 일

장기 프로젝트성 업무로 준비를 하고 계획을 세우고 스케줄을 관리하는 것이 중요합니다. 대부분의 사람들이 놓히기 쉬운게 바로 이 중요하지만 급하지 않은 일입니다. 저 또한 가장 어려운 문제이기도 합니다.

급하지 않은 일이 정작 급한일이 되고 나서야 부랴부랴 하는 식이 되어 버립니다. 그 전에 스케줄을 관리하고 틈틈히 준비를 해야 합니다. 또한 이런 업무를 받을 경우에는 납기를 꼭 확인 하는 것이 중요합니다. 그래야만 스케줄을 관리하고 준비를 할 수 있습니다. 또한 이런 일들은 부하직원이나 직속상사와 공유하여 준비하는데 도움을 받는 것도 업무부담을 줄일수 있는 좋은 방법입니다.

Ⅲ. 급하지만 중요하지 않은 일

최대한 하지 않으려고 하지만 회사생활을 하면서 피해갈수는 없는 일입니다. 방법은 최소화 시키거나 위임하거나 흐지부지되도록 놔두는 등으로 피하려고 하고 있습니다. 특히 내 일과 관련없는 다른 직원들의 요청이나 부탁은 무조건 들어주지 않습니다. 그 일을 하는데 30분 이상 소요될거 같으면 공식적인 문서를 요청하거나 정중히 거절하는 것도 방법입니다.

물론 직급에 밀려 나이에 밀려 이마저도 쉽지는 않더군요. 하지만 무턱대고 이런 부탁이나 업무를 하다보면 어느새 당연히 저의 일이 되어 있더라고요. 그래서 덜 바뻐 보이는 직원이나 그 일을 잘 할 수 있는 부하직원이나 직속상사에게 부탁하는 것도 좋은 방법입니다. 물론 제가 여유가 있을 때에는 직원들의 급한일을 도와주는 자세도 필요합니다.

Ⅳ. 급하지도 중요하지도 않은 일

사회생활을 하다 보니 직원들간의 개인적 부탁, 잡일 등 안할 수는 없습니다. 이럴 때는 "팀장님이 급하게 시킨게 있어서요." "오늘까지 이거 제출해야되는데 내일 하면 안될까요?", "제가 급한게 있어서요. 이거는 OO씨가 잘 알아요." 등등 핑계로 피하는게 좋습니다.

그것도 안통하면 결국 할 수 밖에 없습니다. 우리나라의 정서상 이런 업무들을 간과할수는 없는거 같습니다. 이런 일들을 줄여나가면서 조직문화에도 잘 녹아든다는 것이 정말 힘든거 같습니다.

마치며

시간관리 매트릭스는 시간을 보다 효과적으로 관리하는데 도움을 주는 툴입니다. 어떤 일이 우선순위가 높은지는 정답이 없습니다. 본인의 환경에 맞게 일의 우선순위를 선정하고 하나하나씩 해결해 나가야 합니다. 그러다 보면 똑같은 시간이 주어졌을 때 보다 많은 일을 효율적, 효과적으로 수행할 수 있을 것입니다.